1. Inleiding

LabelBeter (hierna: LabelBeter, wij of ons) hecht groot belang aan een zorgvuldige en veilige omgang met persoonsgegevens.

Wij respecteren uw privacy en zorgen ervoor dat persoonlijke gegevens altijd worden verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en de relevante richtlijnen binnen de certificeringsnormen (zoals BRL 9500 / NTA 8800) voor energieprestatie-, meet- en verduurzamingsadviezen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze diensten – waaronder het opstellen en registreren van energielabels, het verstrekken van verbeteradvies, het vervaardigen van plattegronden, het opstellen van meetcertificaten – alsmede op het gebruik van onze website www.labelbeter.nl.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

• Onderneming: LabelBeter

• KvK-nummer: 92058191

• Adres: Tappersweg 6-c, 2031 ET Haarlem

• E-mail: contact@labelbeter.nl

• Website: www.labelbeter.nl

U kunt bij vragen, opmerkingen of verzoeken over de verwerking van uw persoonsgegevens te allen tijde contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het correct uitvoeren van onze werkzaamheden en dienstverlening. Afhankelijk van of u een particuliere klant (consument) bent of een zakelijke klant (zoals een makelaarskantoor), kunnen wij de volgende categorieën gegevens verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens: Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres.

• Gebouw- en objectgegevens: Adres van het geïnspecteerde pand, bouwjaar, type woning, specifieke energieprestatiekenmerken, meetrapportages, digitale plattegronden en foto’s van de binnenzijde/buitenzijde van de woning (noodzakelijk als bewijslast voor het energielabel).

• Financiële gegevens: Factuuradres, bankrekeningnummer (IBAN), betaalinformatie en eventueel het KvK-nummer en de bedrijfsnaam (bij zakelijke klanten).

• Communicatiegegevens: Offertes, e-mailcorrespondentie, notities en gegevens ingevuld via online contactformulieren.

• Website- en gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, apparaat-ID, cookies en geanonimiseerde bezoekersstatistieken.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, religie of etniciteit).

4. Doeleinden van de verwerking

Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen:

• Uitvoering van onze diensten: Het inplannen en uitvoeren van inspecties op locatie, het berekenen van oppervlakten (conform de Meetinstructie/NEN 2580), het vervaardigen van plattegronden en het opstellen van energielabels en verbeteradviezen.

• Wettelijke en certificeringsverplichtingen: Het officieel registreren van het energielabel in de landelijke database (EP-Online van de RVO), het voldoen aan de fiscale bewaarplicht (7 jaar voor de boekhouding) en het naleven van de strenge kwaliteitseisen en auditverplichtingen binnen de certificering (BRL 9500), welke een langere bewaartermijn van de bewijslast vereisen.

• Klantenservice en communicatie: Het beantwoorden van vragen, het verzenden van offertes, het bevestigen van afspraken en het toesturen van de uiteindelijke digitale rapportages en facturen.

• Optimalisatie van de website: Het analyseren van het gebruik van www.labelbeter.nl om de werking, lay-out en de gebruiksvriendelijkheid van de website te verbeteren.

5. Rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende wettelijke grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst: Noodzakelijk om de door u aangevraagde inmeting, plattegrond of het energielabel te kunnen leveren.

• Wettelijke verplichting: Noodzakelijk om te voldoen aan wetgeving, zoals de officiële registratie bij de RVO en fiscale verplichtingen.

• Gerechtvaardigd belang: Noodzakelijk voor onze bedrijfsvoering, zoals het bewaken van onze interne kwaliteit, het uitvoeren van audits en het beveiligen van onze website.

• Toestemming: Indien u specifiek toestemming heeft gegeven voor een verwerking (bijvoorbeeld bij opt-in cookies). Gegeven toestemming kan altijd weer worden ingetrokken.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

LabelBeter deelt uw persoonsgegevens uitsluitend met derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Wij verkopen of verhuren uw gegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden.

Partijen waarmee wij gegevens kunnen delen zijn:

• Overheidsinstanties en certificerende instellingen: De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) ten behoeve van de landelijke registratie van het energielabel, alsmede de onafhankelijke certificatie-instelling in het kader van wettelijk verplichte kwaliteitscontroles (steekproeven).

• Software- en IT-leveranciers: Partijen die zorgen voor onze veilige cloudopslag, administratiesoftware, het CRM-systeem en de specifieke rekensoftware voor energieprestaties. Met deze partijen zijn (waar nodig) strikte verwerkersovereenkomsten gesloten om uw privacy te waarborgen.

• Zakelijke partners (indien van toepassing): Indien de opdracht via uw makelaar of hoofdaannemer verloopt, delen wij de resultaten en rapportages tevens met deze opdrachtgever.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Wij slaan uw gegevens in beginsel op binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien een van onze IT-leveranciers (zoals Microsoft of Google Workspace) gegevens buiten de EER opslaat, gebeurt dit uitsluitend onder stringente waarborgen, zoals de door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC's) of op basis van een adequaatheidsbesluit.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld. Hierbij hanteren wij de volgende specifieke termijnen:

• Klant- en projectdocumentatie (inclusief bewijslast/foto's energielabel): 15 jaar. Dit is een wettelijke verplichting die voortvloeit uit de certificeringsregeling (BRL 9500) om de geldigheid en controleerbaarheid van het energielabel gedurende de looptijd te kunnen garanderen.

• Financiële administratie en facturen: 7 jaar. Dit is de wettelijke bewaartermijn van de Belastingdienst.

• Correspondentie en offertes: Maximaal 5 jaar na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit is voortgevloeid.

• Website- en cookiegegevens: Maximaal 26 maanden (afhankelijk van uw cookie-instellingen).

Na het verstrijken van deze termijnen worden de gegevens definitief gewist of volledig geanonimiseerd.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

LabelBeter neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen verlies, misbruik, diefstal of ongeoorloofde toegang. Enkele van deze maatregelen zijn:

• Het gebruik van een beveiligde SSL-verbinding (HTTPS) op de website;

• Beveiligde opslag van projectbestanden in gecertificeerde cloudomgevingen met strikte toegangscontrole;

• Het toepassen van twee-stapsverificatie (2FA) op systemen waar persoonsgegevens worden verwerkt;

• Het up-to-date houden van software en systemen.

Mocht er ondanks deze maatregelen onverhoopt een ernstig datalek optreden, dan zullen wij dit binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en – indien het risico hoog is – direct aan de betrokkenen.

10. Website, cookies en online gegevensverwerking

Wanneer u www.labelbeter.nl bezoekt, worden er gegevens verwerkt. Dit gebeurt op twee manieren:

• 10.1 Passief verstrekte gegevens: Bij het bezoeken van de website registreert onze server automatisch technische gegevens, zoals uw geanonimiseerde IP-adres, het type browser, het besturingssysteem en de bezochte pagina's. Dit doen wij puur voor statistische analyses, het oplossen van storingen en het beveiligen van de website.

• 10.2 Actief verstrekte gegevens: Wanneer u via de website ons online aanvraagformulier invult, een offerte opvraagt of een e-mail stuurt, verwerken wij de gegevens die u zelf bewust invult (zoals uw naam, e-mailadres en de adresgegevens van de woning).

• 10.3 Cookies: Onze website maakt gebruik van functionele cookies (om de website goed te laten werken) en analytische cookies (om anonieme bezoekersstatistieken te verzamelen). Wij gebruiken geen ingrijpende tracking- of marketingcookies zonder uw uitdrukkelijke toestemming vooraf. U kunt cookies te allen tijde weigeren of verwijderen via de instellingen van uw internetbrowser.

11. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u als betrokkene krachtige rechten met betrekking tot uw eigen persoonsgegevens:

• Recht op inzage: U kunt ons vragen welke persoonsgegevens wij van u hebben vastgelegd.

• Recht op correctie: U kunt onjuiste of onvolledige gegevens direct laten aanpassen.

• Recht op verwijdering: U kunt vragen uw gegevens te wissen. Let op: wij mogen gegevens die wij op grond van een wettelijke plicht (zoals de 15-jarige BRL-termijn of de fiscale 7-jaarstermijn) moeten bewaren, niet voortijdig verwijderen.

• Recht op beperking van de verwerking: Het tijdelijk stilzetten van de gegevensverwerking.

• Recht van bezwaar: Bezwaar maken tegen een specifieke verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.

• Recht op dataportabiliteit: Het opvragen van uw gegevens in een gestructureerd digitaal formaat om deze over te kunnen dragen aan een andere partij.

U kunt een verzoek met betrekking tot uw rechten indienen door te mailen naar contact@labelbeter.nl. Wij reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 30 dagen op uw verzoek.

Bent u van mening dat LabelBeter niet correct omgaat met uw persoonsgegevens? Dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Automatische besluitvorming

LabelBeter maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die juridische of ingrijpende gevolgen kan hebben voor u als persoon.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

LabelBeter behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen, bijvoorbeeld wanneer de wetgeving verandert of wanneer onze interne werkwijze wordt aangepast. De meest actuele versie is te allen tijde inzichtelijk op www.labelbeter.nl.

14. Contactgegevens

Voor vragen, opmerkingen of privacy-gerelateerde verzoeken kunt u rechtstreeks contact met ons opnemen via:

• E-mail: contact@labelbeter.nl

• Onderneming: LabelBeter

• Adres: Tappersweg 6-c, 2031 ET Haarlem

• Website: www.labelbeter.nl